Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid

Betrouwbare gemeente
Een betrouwbare gemeente begint bij ons eigen handelen; het bewustzijn van de rol die je als individu hebt in het geheel en hoe je daarmee bijdraagt aan onze ambities op het thema betrouwbare gemeente. Om een betrouwbare gemeente te kunnen zijn, is het cruciaal dat we inzetten op openheid en transparantie. Een belangrijke voorwaarde voor het zijn van een betrouwbare gemeente is dat we onze informatie gemakkelijk en snel kunnen vinden en openbaar kunnen maken. We streven naar maximale transparantie en zetten in op verdere implementatie van de nieuwe Wet open overheid (Woo), voorheen Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

Actieve openbaarmaking
Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit ons worden ondernomen om informatie uit zichzelf openbaar te maken voor de samenleving en politiek.
Alle onder de Woo verplicht actief openbaar te maken informatie van alle bestuursorganen moet voor iedereen op één plek vindbaar en doorzoekbaar zijn, zodat burgers niet op de vele websites van alle verschillende overheden hoeven te zoeken. Het doel is ook te zorgen dat de informatie op dit ene platform makkelijk doorzoekbaar is voor geïnteresseerde burgers, bedrijven, journalisten, volksvertegenwoordigers en wetenschappers. Daarom is in de wet verplicht gesteld dat (op een nader te bepalen moment) de openbaarmaking plaatsvindt door middel van een digitale infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden, het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). De ontwikkeling van het ICT-systeem is op dit moment nog in volle gang.
Vooruitlopend hierop publiceren wij al enkele categorieën van informatie op onze gemeentelijke website.

Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Woo-verzoeken.
De gemeente heeft maatregelen genomen om (de doorlooptijd van) de afhandeling van verzoeken om informatie (Woo verzoeken) te verbeteren.

Een verzoek moet ook elektronisch kunnen worden ingediend. Via onze gemeentelijke website hebben wij het daarom reeds mogelijk gemaakt om via een webformulier een Woo-verzoek in te dienen of te e-mailen via de postbus. De beslistermijn blijft vier weken, maar de mogelijkheid tot verlenging wordt verkort van vier naar twee weken.
De Woo schrijft voor dat ieder bestuursorgaan een of meer contactpersonen heeft om vragen van burgers te beantwoorden over de beschikbaarheid van publieke informatie. De contactpersoon helpt bij het vinden van informatie die de burger zoekt en legt daarvoor contact met medewerkers die de gevraagde informatie kunnen verschaffen. Er is een Woo-contactpersoon aangewezen alsmede een vervanger. De naam hiervan is kenbaar gemaakt op de website. Beiden zijn werkzaam op de vakgroep Juridische Zaken en Kwaliteit.

In 2022, na de invoering op 1 mei,  hebben wij 15 Woo-verzoeken ontvangen. De afhandeling en coördinatie ligt zoals hierboven gezegd bij de vakgroep Juridische Zaken en Kwaliteit. Naast de afhandeling en coördinatie van Woo-verzoeken ligt ook de implementatie van de Woo bij deze vakgroep. Dit is een belasting van ongeveer 0,5 fte en daarom is van een gedeelte van het Woo-budget tijdelijk een medewerker ingehuurd die overige juridische taken tijdelijk waarneemt.  Dit zal in 2023 worden gecontinueerd.

Verbetering van de informatiehuishouding
Een digitale informatiehuishouding die op orde is, is een voorwaarde voor een open en transparante overheid. De bepaling uit de Archiefwet dat overheden documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt daarom herhaald in de Woo. Meer specifiek verplicht de Woo bestuursorganen om maatregelen te treffen om hun digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken en te houden.

Het goed opslaan van verschillende vormen van informatie is essentieel voor openbaarmaking van informatie. Daarom moet er blijvend geïnvesteerd worden in het goed archiveren van informatie uit e-mails, berichtenapps en websites.
In 2022 is gewerkt aan een optimalisatie van systemen en procedures. Er is sterk ingezet op gebruiksgemak, volledigheid en zoveel mogelijk linken van systemen. In 2023 moet de aansluiting op het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) volgen.

Anonimiseren persoonsgegevens
Als documenten gepubliceerd moeten worden, moeten wij rekening houden met de regels rondom gegevensbescherming. Binnen Nederland volgen deze regels met name uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het naleven van deze wetgeving is geen eenvoudige klus. Een techniek waarmee de bescherming van de gegevens in publicaties gerealiseerd worden is anonimisering. De gemeente heeft daarom het programma DataMask aangeschaft. DataMask zorgt voor een passende wijze van anonimiseren, waarbij gevoelige gegevens geautomatiseerd gevonden worden, waarop wij nog een controle kunnen uitvoeren en aanpassingen doen, waarna door afronding de gegevens onleesbaar en onomkeerbaar onherleidbaar worden gemaakt. Inmiddels hebben diverse medewerkers binnen de gemeente een training DataMask gevolgd.