Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding
De paragraaf bedrijfsvoering is gebaseerd op het beleidsakkoord 'Samen verder werken aan ons Best'. Ook de andere kaderstellende notities zoals de Dienstverleningsvisie en Informatievoorziening & Advisering visie zijn daarop gebaseerd.

In deze paragraaf leest u over de inrichting van de bedrijfsvoering. In het programma Algemeen Bestuur leest u meer over wat wij deden voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven.

Organisatieverbetertraject
In 2020 stelde de interim gemeentesecretaris een verbeterplan op. In 2021 voerden we het verbeterplan grotendeels in. Voor 2022 lag de nadruk enerzijds op consolidatie (samenvoegen) en anderzijds op het doorzetten van de noodzakelijke cultuur en gedragsverandering binnen de organisatie. Vooral het doorzetten van de gewenste cultuur. Open en transparante communicatie en het werken aan ons doel ‘faciliteren van de inwoners van Best’ vraagt een langere adem. In 2022 zetten we stappen in de goede richting.

Personeel en Organisatie
We werkten verder aan het strategisch HR-plan 2022-2024. Denk hierbij aan het maken of vernieuwen van HR-beleid of -instrumenten, leiderschapsontwikkeling dan wel organisatiecultuur gerichte acties.  

Relevante ontwikkelingen
De meeste verbeteracties vanuit het organisatieverbetertraject voerden we door. Belangrijk is daarbij dat we de vacatures voor teamleider invulden, waardoor de juiste aandacht aan de medewerker gericht kan worden. Veel aandacht ging naar het faciliteren, ondersteunen en op de rit krijgen van de nieuwe teamleiders.

We stuurden verder op verbetering van onze externe en interne dienstverlening door het simpeler maken van werkprocessen. We begonnen weer met een LEAN training/groep. Zodat ook deze werknemers processen efficiënter in kunnen richten. Het belangrijke doel daarbij: een tevreden inwoner, kortere werkprocessen en een werkdrukvermindering bij medewerkers. Ook zetten we ons in op blijvende verdergaande digitalisering en aandacht voor houding en gedrag van onze medewerkers in de uitvoering van het dagelijkse werk. Werken volgens “de Bedoeling” komt meer en meer 'tussen de oren'. Niet de regels zijn het uitgangspunt. We gingen hiermee aan de slag door de invoering van serviceformules. Dit deden we door inwoners rechtstreeks te vragen naar hun ervaringen met onze dienstverlening. We zijn ons er beter bewust van dat we dit moeten blijven doen. We zorgen voor acties op bewustwording, training en coachend leiderschap om serviceformules 'on top of mind' van de organisatie te houden. Maar vooral het durven afstappen van zekerheden is een belangrijk onderdeel.

Ook dit jaar bleek de krappe arbeidsmarkt een probleem. We merkten dat de krapte op de arbeidsmarkt het makkelijker maakte voor eigen medewerkers om een baan buiten onze organisatie te accepteren. Ons verloop was daardoor op sommige afdelingen erg hoog. Tegelijkertijd kregen we minder reacties op onze eigen openstaande vacatures. We namen een bureau in de arm om gemeente Best beter op de kaart te zetten als werkgever en onze arbeidsmarktcommunicatie te versterken. Om de meest onmisbare vacatures te vervullen, zochten we ondersteuning bij een recruiter en investeerden we in LinkedIn. Bij LinkedIn namen we een 'recruiters seat' af om sneller te verbinden met potentiële kandidaten en om via een extra kanaal vacatures uit te zetten. Daarbij blijven we ons onderscheiden als werkgever door direct en toegankelijk potentiële medewerkers te woord te staan, de goede doorgroeimogelijkheden en arbeidsvoorwaarden te benadrukken. We investeerden in onze eigen medewerkers door te kijken naar hun ambities en kunnen. Waar mogelijk boden we hen de kans door te groeien. Dit ondersteunden we door onder andere gerichte opleidingen en aandacht. Eigenaarschap, het actief vormgeven van de eigen loopbaan blijven we stimuleren en maakt ook onderdeel uit van de gewenste cultuur waar we naar toe werken.

Er zijn kaders opgesteld, om te toetsen of en wanneer medewerkers met de AOW gerechtigde leeftijd nog door zouden kunnen werken. Het gaat hierbij ter overbrugging van het inleren van de nieuwe medewerker of het opnieuw inrichten van het takenpakket.  

Binnen het Ruimtelijk Domein bereidden we de invoering van de Omgevingswet verder voor. De daadwerkelijke invoering is echter weer uitgesteld, zodat er meer ruimte is voor het transformeren van de andere manier van werken, qua werkproces, digitaal werken, taken en rollen en houding en gedrag.

Loonkosten   

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2022 € 1.337.000 lager zijn dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat diverse vacatures (nog) niet zijn ingevuld. Deze ontstane vacatureruimte is vervolgens ingezet om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit is dan ook terug te lezen in onderstaande tabel.

De totale kosten voor externe inhuur over 2022 bedragen € 4,2 miljoen. Deze uitgaven betaalden we uit vrijgekomen vacatureruimte (onderuitputting) en uit al bestaande budgetten die door de raad beschikbaar zijn gesteld.

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De loonkosten zijn in 2022 met € 1,7 miljoen toegenomen ten opzichte van de loonkosten 2021.

Verplichte indicatoren
Het Rijk stelde een aantal beleidsindicatoren verplicht vast. Beleidsindicatoren die gaan over een inhoudelijk programma namen we op de programma's. Deze beleidsindicatoren gaan over de bedrijfsvoering en namen we op in onderstaande tabel:
 

Informatisering & Automatisering
Ambitie, visie, beleid
Best werkte met de ambitie “Slimme Volger”, in een steeds veranderende informatiesamenleving, aan het continue verbeteren van de ICT-bedrijfsmiddelen.  Dit voor de verbetering van de dienstverlening en bedrijfsvoering. Slimme volger betekent gebruik maken van ervaringen en successen van anderen.

De visie en het beleid Informatie & Automatisering actualiseerden we en noemen we de visie op "Visie op digitale bedrijfsvoering 2022-2026". Deze visie is gebaseerd op de wetenschap dat informatie en gegevens de zuurstof zijn van elke overheidsorganisatie. Waarbij we voldoen aan de wettelijke eisen en we een goede dienstverlening bieden aan de inwoners, bedrijven en ketenpartners. Een goede informatievoorziening (IV) en inzet van ICT-middelen zijn niet meer weg te denken en is een noodzakelijk basis. De visie vertaalt de gemeentelijke strategie naar de Informatievoorziening en ICT.

In het beleidsplan "Beleid digitale bedrijfsvoering 2022-2024’’ namen we op dat de gemeente Best werkt met een (informatie-) architectuur. Deze architectuur schetst de samenhang tussen bedrijfsprocessen, gegevens en systemen en is het handvat voor de verdere ontwikkeling hiervan. De basis ligt in werkprocessen. Dat wil zeggen dat de vraag van de klant de basis is voor de levering van producten en diensten. De vraag van de klant achterhalen we aan de hand van de serviceformule, op basis van (eenvoudig) afgekaderde werkprocessen.

Digitaal werken en bereikbaarheid
Als het gaat om digitaal werken werkten we aan:

1. Invoering van de Omgevingswet en de implementatie van een nieuw systeem
2. Digitalisering van Burgerzaken processen
3. Implementatie van Woo (Wet Openbare Overheid ondere andere inzetten van een anonimiseringssysteem)
4. Implementatie van een sportaccommodatie systeem
5. Implementatie van een nieuwe Basis Registratie Adressen en Gebouwen
6. Implementatie van een nieuwe Geografische omgeving
7. Eerste resultaten data-analyses: veel informatie voor verschillende beleidsterreinen (prognoses bevolkingsontwikkeling, woningbouw, sociale domein) 
8. Overbrengen een aantal applicaties van on-premise naar de cloud
9. Diverse inzet van audio-visuele middelen om hybride (thuis en werk) werken mogelijk te maken

Na implementatie van Teams startten we om de functionaliteiten van Microsoft 365 verder in te zetten in de bedrijfsvoering. Naar aanleiding van het RHCe rapport stelden we een verbeterplan op en realiseerden we een aantal onderwerpen (onder andere overbrengen van analoge archiefbescheiden naar het depot).

Verbetering ICT-diensten in de organisatie

Samen met de huidige ICT-partner Ictivity zijn we intensief bezig om de kwaliteit van de ICT-diensten te verbeteren en de kwaliteit en continuïteit te verhogen. Denk aan onderwerpen zoals registreren van incidenten en wijzigingen doorvoeren, ondersteuning bij projecten, beheer van infrastructuur en ook het uitvoeren van regie hierop. We introduceerden Werkplek 2.0. Ook begonnen we met het project “Robuuste en Wendbare ICT”: migreren naar een Cloud omgeving en een Microsoft365 werkplek implementeren.

Informatiebeveiliging en privacy
Het afgelopen jaar werkten we aan een nieuw Informatiebeveiligingsbeleid (IB-beleid). Binnen het IB-beleid benoemden we een aantal speerpunten waar de komende jaren (extra) focus op ligt.
De speerpunten:

• Risico gebaseerd werken – informatiebeveiliging wordt zo georganiseerd dat er steeds een juiste afweging wordt gemaakt tussen enerzijds kans, dreiging, gevolgschade en anderzijds de kosten van de mitigerende maatregelen om deze schade te beperken
• Bewust maken van verantwoordelijkheden – we handelen, binnen de gehele organisatie, naar een verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid van de lijn met een duidelijk ingevuld eigenaarschap
• Security by design – informatieveiligheid nemen we altijd vanaf het begin mee bij vernieuwing of verandering
• Aantoonbaar in control – informatieveiligheid nemen we mee in de planning & control-cyclus
• Clouddiensten – voor clouddiensten hanteren we de richtlijnen vanuit het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC)

Binnen het doel 'bewust maken van' voerden we naast regelmatige publicaties over het thema informatiebeveiliging en privacy ook specifieke acties uit. Zo gaven we bijvoorbeeld bewustwordingssessies privacy aan medewerkers en stuurden we verschillende phishing-campagnes uit.

Ook dit jaar doorliepen we verschillende audits. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit leggen we verantwoording af over de mate van beveiliging aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Huisvesting
In 2022 startten we het onderzoek naar de huisvesting van de dienstverlening van Bestwijzer en de gemeente op de nieuwbouwlocatie op het Dorpsplein (locatie op eigen grond en naast de Zeeman, scenario 3b). In de ontwerpfase, nam het college een besluit over eigendom en over bouworganisatievorm. We worden eigenaar van de nieuwe gezamenlijke huisvesting. We kiezen bij het ontwerp en de realisatie van de nieuwe gezamenlijke huisvesting voor de traditionele bouworganisatievorm. Ook leverden we het ambitieboek op. In het ambitieboek namen we ideeën en wensen voor de nieuwe gezamenlijke wensen op. Dit document is basis voor de beslissingen voor het uitwerken van het Programma van Eisen en het ontwerp van de nieuwe gezamenlijke huisvesting. Het Programma van Eisen inclusief een berekening van de bouwkosten van de nieuwe gezamenlijke huisvesting leveren we begin 2023 op. Na besluitvorming door de raad (medio 2023) starten we de aanbestedingsprocedure voor de keuze van een ontwerper.  

Facilitair
Het huidige gemeentehuis is nog de komende jaren onze werkplek. Daarom is het nodig in te investeren in deze plek. Hiermee zorgen we ervoor dat onze werkplekken goed, schoon en veilig blijven en ook blijven voldoen aan de ARBO-richtlijnen. In 2022 maakten we een start met het vervangen van de vloerbedekking, het opnieuw texen van wanden, het vervangen van binnen- en buitenzonwering en reinigen we de buitengevels.

Kwaliteit en Control
Om de kwaliteit van de dienstverlening en de bedrijfsvoering te verbeteren voerden we onderzoeken uit naar de onderliggende processen. Tijdens de onderzoeken keken we naar de het naleven en behouden van de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Op 12 december 2022 stelde de gemeenteraad het geactualiseerde, specifieke normenkader en het controleprotocol voor het boekjaar 2022 vast. We richtten de bedrijfsvoering zo in het rechtmatig handelen aantoonbaar geborgd is. Het actueel maken van de beheersmaatregelen in de processen met de grootste financiële risico's stond centraal. Daarmee maakten we het voor de raad en de accountant controleerbaar of de aangeboden dienstverlening en bedrijfsvoering volgens de regels van rechtmatigheid zijn uitgevoerd.
In afstemming met de accountant voerden we de interne controle op betrouwbaarheid en rechtmatigheid uit op de onderwerpen salarissen, belastingen, inkopen en aanbesteden, verhuuropbrengsten en subsidies. Ook voerden we kwaliteitscontroles uit op het gebied van het Sociaal Domein: de Participatiewet, Wmo en de Jeugdzorg. Daarnaast toetsten we de besluiten van het college die gingen over op een financiële beheershandeling op rechtmatigheid. De resultaten van alle controles gaven we aan de accountant. De accountant toetste namens de raad het feitelijk handelen door de gemeente aan het normenkader. Hiermee voldeden we aan de eisen van wet- en regelgeving en daarmee aan een juiste financial accounting.

Rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in verband met corona landelijk uitgesteld. Toch koos het college van burgemeester en wethouders ervoor om ook over het verslagjaar 2022 verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit deden we ook bij de verslagjaren 2020 en 2021. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Onderstaand vindt u de ingevulde modelverklaring rechtmatigheid die vanaf verslagjaar 2023 verplicht wordt. Hierin geeft het college van burgemeester en wethouders over verslagjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording af.

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 12 december 2022 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 1.087.000

Bevinding
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
In 2021 stelde de gemeenteraad de nieuwe verordening voor de onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid vast. Voor de jaren 2021-2025 maakten we een nieuw integraal controleplan. Deze onderzoeken namen we daarin op. In de verordening staat dat het college jaarlijks twee bedrijfsprocessen moet onderzoeken. In 2022 voerden we twee onderzoeken uit. Één op het gebied van 'Innen van facturen vastgoed' en één naar 'Het proces werkplekformulier'.

Juridische kwaliteitszorg
We nemen organisatorische maatregelen, die ervoor zorgen dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoet aan de regelgeving. We onderzoeken of we processen kunnen verbeteren. Uiteraard sluiten we aan bij ons cultuurtraject: "het werken volgens de Bedoeling". We zetten in op het instrument 'mediation' in om zienswijzen en bezwaren te voorkomen. Met de invoering van de Wet open overheid op 1 mei 2022 moeten inwoners erop kunnen vertrouwen dat wij een open overheid zijn. En dat zij alle informatie kunnen opvragen die de overheid beschikbaar stelt. Wij publiceren actief alle verordeningen, beleid en overige stukken zodat deze voor de burger inzichtelijk en toegankelijk zijn. Voor privacy schaften we het programma Datamask aan. Dit programma verwijdert alle privacy gevoelige informatie uit de beschikbare documenten. Verschillende medewerkers kregen een training om met dit programma te werken. Tot slot werken we doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.